Inscription 2021

NB : pour en savoir plus sur l'AGSE et son projet pédagogique.

—————————————————————
À quoi sert le dossier d'inscription ?

Le dossier d'inscription sert à :

• Avoir la connaissance et l'accord de tous les responsables légaux de l'enfant
• Déclarer l'enfant auprès de l'AGSE
• Tenir compte de ses particularités médicales
• En cas d'accident pendant une activité scoute, le dossier est confié aux services de secours en même temps que l'enfant.

Le chef d'unité (Akela ou le chef de troupe) a l'obligation de porter avec lui l'ensemble des dossiers des jeunes au format papier lors de toute activité (sorties, week-ends, camps...).

—————————————
Pourquoi en papier ?

Il nous est légalement interdit de faire circuler ou stocker les données médicales des inscrits au format numérique.

———————————————————————————
👨🏻‍🎓 Comment constituer le dossier d'un jeune ?

SVP respectez rigoureusement les étapes suivantes 🙏.
Réalisez ces étapes séparément pour chaque jeune. (un dossier papier complet par jeune)

Le dossier doit comprendre 5 documents (4 si vous n'avez pas de mutuelle) :

1. Le document "Inscription 2021-2022 - Autorisation parentale" bien rempli (2 pages).
   Tarifs d'adhésion : voir le détail en page 2 du document.
   
   Attention sur les cotisations de soutien :
   1. Du fait de l'avantage fiscal, la "cotisation de soutien" (120 €/enfant) revient à 40 €/enfant.
   2. Si vous choisissez de faire une "cotisation de soutien", 97% partent au centre national de l'AGSE. Pour aider notre groupe au-delà des 120 € tout en profitant de l'avantage fiscal, préférez une cotisation de 120 €/enfant puis faites un don séparément au groupe (voici comment faire un don défiscalisé au groupe).
      
      
2. La fiche sanitaire de liaison de l'enfant bien remplie.
   Au tout début de la fiche, cocher "Fiche Activités" et indiquer "Du 1/9/2021 au 31/8/2022"
   
   
3. La copie de toutes les pages "Vaccins" du carnet de santé du jeune.
   Attention : assurez-vous que les prénom et nom de l'enfant soient bien indiqués dans les champs prévus à cet effet.
   
   
4. L'attestation de sécurité sociale de l'enfant.
   1 document par dossier même si c'est le même document pour plusieurs jeunes. Les garçons d'une fratrie ne partiront pas ensemble avec les secours en cas d'incident. 😉
   
   
5. L'attestation de mutuelle de l'enfant. (sauf bien sûr si vous n'avez pas de mutuelle)
   1 document par dossier même si c'est le même document pour plusieurs jeunes. Les garçons d'une fratrie ne partiront pas ensemble avec les secours en cas d'incident. 😉

——————————————————
💳 Comment payer l'adhésion ?

En septembre 2020, l'AGSE a dévoilé un nouvel outil pour les adhérents, avec possibilité de visualiser et modifier les infos de vos enfants.
Pour l'équipe groupe (Olivier, Clotilde, Grégoire...), cet outil a aussi nettement facilité les inscriptions, l'enregistrement des règlements, l'envoi des attestations fiscales par mail...).

À partir de septembre 2021, l'inscription continue d'évoluer : le paiement par carte bancaire permet à la fois de gagner du temps pour les parents (lien direct personnalisé, plus rapide qu'un virement) et pour l'équipe groupe : le règlement est automatiquement lié aux enfants et évite de faire un export du compte bancaire + saisie manuelle dans l'outil d'inscription.

Ne faites pas de virement.
Dès qu'un dossier sera saisi par Clotilde (voir ci-dessous "Comment nous transmettre le dossier ?"), vous recevrez automatiquement par mail un lien de paiement personnalisé.
Il vous suffira d'ouvrir ce lien pour effectuer le règlement par carte bancaire.

NB : au moment du paiement, une cotisation de 6 €/enfant est automatiquement ajoutée. Elle contribue à la formation des chefs et au fonctionnement du district Flandres Ouest. Pour rappel, les chefs ont des obligations de formation pour que les camps aient lieu. Chaque formation d'une semaine coûte généralement 120 € + transport, soit 200 à 400 € par formation et par chef.

—————————————————————————
🚀 Comment nous transmettre le dossier ?

1. Imprimez tous les documents. Aucun document ne doit nous être transmis par voie numérique (mail, WhatsApp...)
   
   
2. Envoyez ou déposez le dossier à Clotilde, la secrétaire du groupe, au plus tard le 16 septembre 2021.
   
   Important : ne nous transmettez le dossier que lorsqu'il est absolument complet. 

—————————————————————————
Que fait l'équipe groupe avec les dossiers ?

L'équipe groupe, constituée de parents volontaires :

• Pointe toutes les pièces pour s'assurer que tous les dossiers sont absolument complets.
• Ceci en version papier uniquement, la loi nous interdisant de conserver ou faire circuler des copies numériques de ces documents.
• Relève les particularités liées à la santé de l'enfant : allergies, traitements, limites liées aux activités, etc.
• Met toutes les inscriptions à jour sur la plateforme de l'AGSE (Association des Guides et Scouts d'Europe).
• Déclenche l'envoi du lien de paiement par carte bancaire aux parents.
• Vérifie que les paiements ont été effectués par les parents.
• Relance les parents si nécessaire jusqu'à ce que tous les dossiers soient complets.
• Transmet les dossiers papier aux chefs d'unité : Akela pour les louveteaux ou le Chef de Troupe pour les scouts.

Pour votre rigueur, MILLE MERCIS ! 🙏🙏🙏

Annexes

• Projet éducatif de l'AGSE
• Site de l'AGSE